Cómo hacer el Business Plan de una empresa educativa

El Business Plan es el documento que guiará los pasos a seguir por el centro de formación durante los próximos años. Se trata de una hoja de ruta que orientará las decisiones a tomar.

Cómo Crear Business plan educativo Saber Marketing

Dejar constancia por escrito de lo que pensamos que sucederá en el futuro pasa por ser una de las tareas más complicadas del profesional en marketing educativo. Más aún cuando de éste pronóstico se va a desarrollar el plan financiero del centro educativo. Nadie quiere mojarse en un entorno dinámico y volátil de la demanda que suele vincularse los resultados económicos futuros de la suerte o de sucesos puntuales que puedan acontecer en el centro.

El desarrollo de un buen Plan de Negocio es imprescindible para cualquier entidad. El Business Plan debe contener los planes estratégicos de un centro educativo a medio y largo plazo lo cual nos ayudará a:

  • Establecer objetivos y monitorizar su cumplimiento en base a las métricas de gestión definidas con anterioridad.
  • Planificar la gestión financiera.
  • Presentar el centro educativo a posibles inversores.

El departamento de marketing educativo, trabajando en colaboración con representantes de la entidad y otros ejecutivos de primer nivel, debe participar en el desarrollo de toda la documentación que formará parte del Business Plan.

Business Plan: elementos mínimos

Objetivos educativos del centro de formación

Sea cual sea la dimensión y el tipo de centro educativo es necesario el planteamiento de retos ambiciosos y realistas en el ámbito educativo que ayude a dimensionar las inversiones a realizar. Inversiones relacionadas en dotación del centro en equipamiento, contratación docente o desarrollo de nuevas áreas de negocio. En este momento, hay que estar muy preparados para la gestión de las expectativas de éxito y para disponer de un hilo conductor que compartir con potenciales partners y patrocinadores. Se trata en este momento de disponer de una definición de éxito educativo adecuada a las posibilidades de nuestro centro de formación. Ejemplos de objetivos que podemos perseguir son:

  • Reducir los índices de absentismo y abandono en un 50%.
  • Tener el mayor índice de aprobados de la región.
  • Contar con el centro mejor valorado por los alumnos a nivel local.

El área de marketing educativo no puede desentenderse del área educativa ya que debe participar en la elaboración de los objetivos educativos. El motivo de su presencia es que muchos de estos objetivos se van a utilizar a nivel comercial de una forma objetiva. Por ello, un error en la previsión de los resultados educativos, tanto por exceso de optimismo o de prudencia, afectará a los ingresos. En el primer caso  por una penalización en los mismos y, en caso de pecar de conservadores, de haber perdido oportunidades que podían haber sido capitalizadas. Los objetivos educativos deben ser englobados en una frase o en un conjunto reducido de ellas que encajen perfectamente en una hoja de presentación de empresa.

Visión de negocio y metas del centro de formación

Una frase o un conjunto de ellas deben sintetizar y dimensionar los grandes objetivos del proyecto a medio y largo plazo. Se deben incluir metas vinculadas a cifras concretas de gestión definidas: alcanzar un volumen de ingresos determinado dentro de un plazo de tiempo, obtener un umbral de beneficio, abandonar las pérdidas antes de la llegada de una fecha límite, alcanzar un determinado número de alumnos… La visión de negocio y el reto de lograr las metas asociadas a ésta debe suponer un elemento de motivación y movilización tanto para el centro como para los clientes con quien entra en contacto.

Segmentación de alumnos y clientes

Implica determinar los productos a comercializar, lo zona geográfica donde estarán disponibles y el público objetivo al que van dirigidos. Se trata de una tarea de planificación muy útil para organizar ideas y establecer prioridades. Debemos determinar una segmentación general para el centro formativo como otras específicas para cada tipo de producto. Así, por ejemplo, podemos centrarnos en captar alumnos menores de 25 años, mientras que a nivel específico segmentaremos el proceso de promoción de las acciones formativas en función de la posibilidad de desplazamiento hasta el centro, de su poder adquisitivo o del nivel educativo de partida.

Plan de Marketing Educativo

Resume todas las actividades previstas durante el año educativo completo para la promoción y comercialización de cada uno de los productos de cada una de las familias: centro, marketing, media.

Plan Financiero

Recoge la previsión de resultados (ingresos y gastos) y el resto de la información financiera (balances de situación, tesorería…). La labor del marketer educativo se centra en proyectar los ingresos que pueden provenir de cada una de las familias de productos y servicios, así como los gastos asociados a ellos. Sabiendo que las previsiones de ingresos van a ser empleadas por los responsables financieros para proyectar el presupuesto general de gastos del centro, es común corregirlas a la baja para evitar sorpresas desagradables.

Presupuesto de Marketing Educativo

Incluye la previsión de gastos específicos de marketing necesarios para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto. Se incluyen aquí partidas como la publicidad y promoción, los estudios de mercado, los desplazamientos, comisiones, gastos de producción…

Project List del centro educativo

Listado de los proyectos en marcha del centro educativo, con una descripción de su status y situación actual, próximos pasos previstos, responsable de cada tarea y fecha de ejecución prevista. Este apartado debe ser actualizado de forma periódica, especificando la evolución de los proyectos con respecto a la última revisión.

La preparación de todos estos documentos exige un importante esfuerzo administrativo que puede ser considerado por muchos una pérdida de tiempo. Sin embargo, hemos de darle la importancia que tiene a la fijación de objetivos concretos, el desarrollo de planes financieros rigurosos y objetivos, el conocimiento del estado de evolución de cada proyecto y de los acuerdos alcanzados por el centro. Hacerlo repercutirá en una entidad más eficiente y con mayor compromiso de los integrantes de la organización en relación a su contribución esperada.

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